Ein Beispiel aus der Praxis

Ein neues Dokumentenmanagementsystem – Fluch oder Segen?
  • Die Anforderungen der relevanten Anwendergruppen müssen ermittelt werden
  • Die passende Softwarelösung muss ausgewählt werden
  • Mitarbeiter müssen bei der Nutzung der neuen Software untersützt werden

In Ihrer Abteilung soll eine neue Software für das Dokumentenmanagement eingeführt
werden. Das Verwalten und Auffinden von Dokumenten würde sich dadurch um einiges
einfacher gestalten und eine Menge Arbeitszeit sparen. So hatte es sich jedenfalls
letzte Woche im Teammeeting bei der Vorstellung der Software angehört. Die Realität
sieht leider anders aus. Bis jetzt haben immer noch nicht alle Kollegen in der Abteilung
Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Berechtigungskonzept
stimmt noch nicht und so einfach wie die Bedienung der Software geklungen hatte
war es nun doch nicht. Eine richtige Schulung dazu hatten sie noch nicht erhalten, nur
den Link zum Benutzerhandbuch. Einige Kollegen hatten sich selbst in die Software
eingearbeitet
und dabei festgestellt, dass ein paar grundlegende Funktionen nicht
vorhanden waren. Es fehlten die Grundlagen für die Verschlagwortung, Dokumente
konnten zwar abgelegt, aber nicht mehr wiedergefunden werden. Die Möglichkeiten
zur Automatisierung wurden nur unzureichend genutzt. Im Großen und Ganzen hatte
das Unternehmen sehr viel Geld investiert, konnte letztendlich aber nur wenig Nutzen
daraus ziehen.

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