Normen für die elektronische Archivierung – ist jetzt nichts mehr, wie es war

09 Jan

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Für die Speicherung von Papierarchiven und elektronischen Archivsystemen  bilden das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) die Grundlagen. Zusammengefasst sind die Anforderungen im Code of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI). Bereits aus dem Jahr 1992 stammt die ursprüngliche Definition für revisionssichere Archivierung von Ulrich Kampffmeyer. International ist die Funktionalität und der Umfang von elektronischen Archiven in der Norm ISO 14721 OAIS Open Archival Information System und der von Records-Management-Systemen in der ISO 15489-1/-2 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung definiert.

In Deutschland können unter dem Aspekt der Sicherheit und Prüfung von Archivsystemen die IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen werden. Werden so z. B. e-Mails nicht revisionssicher abgespeichert, müssen geschäftsführende IT-Verantwortliche u. U. persönlich haften. Das Gesetz sieht hier Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren vor oder es kann zu erheblichen Geldstrafen kommen.

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat für die  revisionssichere elektronische Archivierung folgende zehn Merksätze verfasst:

  • Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  • Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  • Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
  • Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen?

 

6 Jahre für:

  • Abtretungserklärungen
  • Betriebsprüfungsberichte
  • eingegangene Geschäftsbriefe
  • Kopien verschickter Geschäftsbriefe
  • Handelsbriefe
  • Lieferscheine
  • Mahnungen & Mahnbescheide

 10 Jahre für:

  • Abrechnungsunterlagen
  • Bankbelege
  • Buchungsbelege
  • Bilanzen (auch Eröffnungsbilanzen)
  • Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, etc.)
  • Geschäftsberichte
  • Inventare

Vor- und Nachteile bei der analogen und digitalen Archivierung

 

Die Architektur von Archivsystemen und der Aufbau von Informationsobjekten ist durch die ISO 14721 (Open Archival Information System) standardisiert worden.

VorteileNachteile
analogedigitalanalogdigital
Zur analogen klassischen Archivierung werden keine elektronischen Hilfsmittel benötigt-Papier steht fast immer zur Verfügunglangfristig platzsparendSie müssen unter Umständen lange nach den entsprechenden Dokumenten suchenbegrenzte Lebensdauer von Speichermedien
Einige Dokumente sind ausschließlich in Papierform gültig und können nicht digital archiviert werdenkostensparend: man benötigt weniger Räumlichkeiten,
weniger Papier, etc.
Zum Archivieren wird Bürofläche benötigt, die anderweitig besser genutzt werden kann. Lagern Sie Ihre Dokumente aus, fallen zusätzliche Mietkosten anhoher Aufwand, um Zugriff von Unbefugten zu verhindern
Wenn Sie die analoge Archivierung beibehalten, müssen Sie sich nicht mit einem Umstrukturierungs-prozess auseinandersetzenHeutzutage werden viele Dokumente elektronisch erstellt: somit vermeidet man einen MedienumbruchSie haben regelmäßige Ausgaben für Papier, Aktenordner, Unterhaltung des Archivs und damit betrautes Personalzu Beginn der Digitalisierung entstehen Kosten, die sich aber amortisieren
Sie müssen keine Mitarbeiter abstellen, um sich mit der neuen Software und der Digitalisierung der Unterlagen auseinanderzusetzenhöhere Zugriffs-geschwindigkeitDer hohe Papierverbrauch ist nicht schonend für die Umwelt und verschwendet wertvolle Ressourcen
komfortable Möglichkeit zum RecherchierenEs entstehen unter Umständen Kosten für Transport oder Versand, wenn Ihre Dokumente außerhalb des Unternehmens lagern und angefordert werden
einwandfreier und langer Erhalt von Belegen
jederzeit dezentralen Zugriff
Sicherungskopien sind leicht möglich
Umweltfreundlich (papierloses Büro)

 

Grundsätzlich gilt jedoch, dass Gesetze und Verordnungen medienneutral sind (oder sein sollten). Auf Grund der langen Aufbewahrungszeiträume denken Sie auch daran, dass Sie Technologiewechsel berücksichtigen.

Das „richtige“ Speichermedium gibt es daher nicht. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss geschlossen und sicher sein. Dies geht über die Frage der Speicherlaufwerke und -medien hinaus und bezieht auch die organisatorischen Prozesse mit ein.

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https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung

https://www.scan-profi.de/scan-infos/archivieren

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