Risikomanagement – So machen Sie Ihren Vertrieb resilient

16 Jun

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In Krisensituationen kann im Vertrieb schnell alles aus den Fugen geraten. Damit dies nicht passiert, ist ein gutes Risikomanagement gefragt. Dabei sollte es nicht nur darum gehen, das Business aufrecht zu erhalten. Für einen resilienten Vertrieb darf der Fokus auf Wachstum nie verschwinden.  

Deutsche Firmen stoppten Dienstreisen nach China oder Italien, wichtige Branchenmessen und große Konferenzen werden abgesagt, … – das Corona-Virus setzt der Wirtschaft enorm zu und stellt die Unternehmen vor die Herausforderungen des Krisenmanagements.

Insbesondere der Vertrieb, dessen Mitarbeiter die meisten Außenkontakte im Unternehmen haben, ist gefordert. Die Unsicherheit ist groß, es kommen Fragen auf wie „Gehören meine Kunden zum Risikokreis?“, „Sollten Verhandlungen besser verschoben werden?“ und vor allem: „Was ist jetzt allgemein zu tun?“, „Wie können wir unsere Mitarbeiter schützen?“.

Wer vorgesorgt und einen Notfallplan im Rahmen eines professionellen Risikomanagements zur Hand hat, ist klar im Vorteil: Wenn Sie Ihren Vertrieb schon auf eine Pandemie und deren Risiken vorbereitet haben, ist schon mal viel gewonnen – vor allem Zeit, da alle sofort wissen, wie sie agieren können.

Der Notfall muss im Vorfeld geübt werden. Hierzu müssen Sie allerdings sichergehen, dass der Notfallplan nicht nur ausgearbeitet ist, sondern im Ernstfall auch erfolgreich „abgearbeitet“ werden kann. Übung und Disziplin im Vorfeld sind unverzichtbar, denn in der Krise selbst muss alles wie am Schnürchen laufen. Wichtig ist außerdem zu erkennen, wo die Grenzen des Notfallplans liegen. Dazu eignen sich zum Beispiel Simulations-Übungen. Diese werden zusammen mit einem Moderator durchgeführt und einer „Übungsleitung“, welche die „Außenwelt“ simuliert. Das Krisenmanagement-Team erhält eine Aufgabenstellung, z.B. eine sich anbahnende Epidemie oder Pandemie und trifft Entscheidungen, aktiviert Pläne und ergreift Maßnahmen. Durch den Moderator und die Übungsleitung wird auf diese Entscheidungen reagiert, die Lage kann sich verschärfen oder auch gut in den Griff bekommen werden. Dabei werden vor allem Entscheidungs- und Kommunikationswege geübt und trainiert.

In der eigentlichen Bearbeitung der Krise helfen Schnelligkeit, Flexibilität und das Wissen, dass man auf bestehende Kompetenzen zurückfallen kann, wenn man bereit ist, sie situationsgerecht neu zu arrangieren. Auch wenn ein gewisser Drill im Krisenfall angesagt ist, sind Unternehmen, die ihren Mitarbeitern viel Eigenverantwortung übertragen, im Vorteil: Die Mitarbeiter werden nicht warten, bis ihnen jemand sagt, was zu tun ist, sondern eigenständig handeln – vorausgesetzt, sie haben im Vorfeld das nötige Bewusstsein für das Thema entwickelt und wissen, was auf sie zukommt.

 

Ein Managementsystem für unternehmerische Resilienz

Oberstes Ziel ist, dass Sie Ihren Vertrieb aufrechterhalten und die Erwartungen Ihrer Kunden weiter erfüllen können. Dafür wiederum braucht es klar beschriebene Prozesse, Zuständigkeiten und Funktionsbeschreibungen, die in Managementsystemen festgeschrieben werden sollten. Der Fall einer Pandemie ist hier nur ein Beispiel. Für einen resilienten Vertrieb sollten Sie für mögliche Krisensituationen (z.B. Brand, Hochwasser, Stromausfall über einen längeren Zeitraum) ein Regelwerk haben, auf das Sie im Ernstfall zurückgreifen können.

Ein umfassendes Managementsystem für unternehmerische Resilienz gibt es (noch) nicht. Man kann aber auf der Basis vorhandener Normen sein eigenes Managementsystem für organisationale Resilienz – ich nenne das ein „ORMS“ – zusammenbauen. Durch die sogenannte High Level Structure der ISO [1]der meisten vorhandenen Regelwerke, können Sie diese integrieren.

Das heißt: Sie sollten die verschiedenen Normen übereinanderlegen und gemeinsam betreiben, so dass daraus ein Managementsystem für organisationale Resilienz wird. Damit meinen wir zum Beispiel Notfallmanagement, Informationssicherheit, aber auch Themen wie Compliance, Umweltmanagement und Datenschutz. Auf diese Weise haben Sie zumindest eine Basis für den Umgang mit Störungen, mit Notfällen und mit Betriebsunterbrechungen geschaffen. Und nicht nur das: Die Orientierung an den Managementsystemen bietet Ihnen auch die Chance, Ihre Prozesse im Vertrieb insgesamt fortlaufend zu optimieren. Um Ihren Vertrieb resilient zu machen, sollte es nämlich nicht nur darum gehen, wie in Ihrem Haus Risikomanagement betrieben wird, um Krisen zu meistern. Wichtig ist auch die schnelle Erholung danach.

Survive and Prosper

Es gilt produktive Gleichgewichtszustände herzustellen, die nicht in Stagnation münden. Vor allem geht es aber auch darum, ständig besser und vor allem anders zu werden. „Survive and Prosper“ ist das Motto. Sie dürfen Wachstum also auf keinen Fall aus den Augen verlieren. Gerade in den stürmischen Zeiten heißt es im Vertrieb, wie im Unternehmen insgesamt, nicht nur irgendwie klar kommen.

Von großer Bedeutung ist vielmehr, Märkte mitzuprägen und die eigene Überlebensfähigkeit aktiv zu gestalten.

Mit den folgenden Prinzipien und Maßnahmen bringen Sie die Resilienz in Ihrem Vertrieb nach vorne:

Risiko-Radar

Ein früh greifendes Vorwarnsystem ist grundlegend. Damit lassen sich sowohl Bedrohungen als auch Gelegenheiten möglichst rechtzeitig erkennen. Das funktioniert am besten, wenn Awareness für Ihre Vertriebsmitarbeiter selbstverständlich ist und sie proaktiv handeln können. Schon kleinste Signale und Änderungen erkennen und interpretieren zu können, ist entscheidend.

 

Guter Umgang mit Ressourcen

Da Sie in Krisensituationen schnell und flexibel reagieren müssen, sollten Sie auf entsprechende Ressourcen und Werte zurückgreifen können. Was bedeutet es zum Beispiel, wenn das CRM-System nicht zur Verfügung steht für eine gewisse Zeit? Wie lange können Sie im Vertrieb kompensieren? Sind auch genügend Redundanzen vorhanden, um den Vertrieb aufrecht zu erhalten?

 

Offene Kommunikationskultur

Vertrauen und ein absolut ungehemmter Informationsfluss in Ihrer Vertriebsabteilung sind ein Muss. Fördern Sie eine „No-Blame-Kultur“, in der Fehler offen zugegeben und alle »Knapp-daneben-ist-auch-vorbei-Ereignisse« – positive wie negative – Nutzen bringend kommuniziert werden. Vernetzen Sie sich vor diesem Hintergrund auch mit anderen Abteilungen. Der Vertrieb darf kein Silo sein.

 

Verantwortlichkeiten festlegen

Sinnvoll ist, dass sich einzelne Mitarbeiter den Hut für bestimmte Themen aufsetzen, also „Ownership“ dafür übernehmen. Dann werden sie auch im Rahmen einer offenen Kommunikationskultur genau hinschauen und über Auffälligkeiten berichten. Sei es, dass etwas beinahe schiefgegangen ist, sei es, dass unerwartet eine Chance auftaucht. Wichtig vor und noch mehr IN der Krise ist: Entscheidungen werden dort getroffen, wo die Expertise ist, nicht die Hierarchie!

 

Auf die Haltung kommt es an

Wollen Sie Ihren Vertrieb resilient machen, steht letztlich eines über allem: die richtige Haltung. Es zählt der Wille, aus Erfahrungen zu lernen und sich ständig zu verbessern. Mit diesem Mindset können Sie Ihre Organisation und Ihre Prozesse permanent den aktuellen Erfordernissen anpassen. Und was für den persönlichen Bereich gilt: „An Krisen wächst man“ – wird auch auf Ihren Vertrieb zutreffen!

Ihr Uwe Rühl

 

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

 

[1] International Organization for Standardization

Bildnachweis: Chinnapong von Getty Image Pro auf Canva

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