Die richtigen Tools für Ihr Managementsystem

09 Jul

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Ein Managementsystem zu betreiben ist mit zahlreichen Aufgaben verbunden, die rechtzeitig eingeplant, umgesetzt und nachgehalten werden müssen. Wenn es neu im Unternehmen eingeführt wird, erfolgt diese Aufgabensteuerung meist durch einen Projektplan, damit alles bis zu einer eventuell geplanten Zertifizierung erledigt ist.

Geht das Managementsystem von der Implementierungsphase in den Dauerbetrieb über, kommt diese Aufgabensteuerung meist zu kurz. Häufig liegt die Betreuung des Managementsystems in der Hand des Managementsystembeauftragten und seines Stellvertreters, welche die Unterstützung weiterer Kollegen aktiv einfordern müssen. Das alles zu koordinieren, ist viel Aufwand. Doch zum Glück gibt es Tools, die den Betrieb eines Managementsystems sinnvoll unterstützen können.

Doch da folgt schon die nächste Herausforderung. Welches Tool ist das Richtige für diese Aufgabe? Die einfache, wie unbeliebte Antwort: Es kommt darauf an.

Was Sie bei der Auswahl eines Tools aber immer berücksichtigen sollten, sind Ihre konkreten und unternehmensspezifischen Anforderungen. Denn auch wenn die Vorgaben an die Funktionsweise eines Managementsystems nach den ISO-Standards gleich sind, jedes Unternehmen ist anders und so ist auch jedes implementierte Managementsystem individuell. Berücksichtigen Sie die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen und Ihre Unternehmenskultur. Sie sind eher agil und flexibel aufgestellt? Dann sollten Sie die Finger von einem Tool lassen, dass jede Feldeingabe strikt vorgibt, keine Ausnahmen in Workflows zulässt oder lange Ladezeiten nötig macht.

Beispiel: Klassische Aufgabensteuerung

Nutzen Sie ein klassisches Ticket-System zur Steuerung der Aufgaben im Rahmen Ihres Managementsystems. Sie können dabei zwischen verschiedenen Aufgabentypen unterscheiden:

  • Daueraufgaben
    Hierbei handelt es sich um Themen, die unterjährig immer wieder vorkommen, bzw. durchgeführt werden müssen: Lieferantenbewertungen, interne Audits, Notfallübungen, etc.
    Die Tickets werden dazu verwendet, die Durchführung der Tätigkeit zu dokumentieren. Das muss nicht bis ins Detail geschehen. Es können auch Verweise auf andere Systeme oder Dokumente erfolgen. Das Ticket ist der ideale Ausgangspunkt, um alle Informationen zu diesem Managementsystem-Thema zu finden.
  • Jahresaufgaben
    Im Vergleich zu den Daueraufgaben, handelt es sich hierbei um Themen, die nur einmal im Jahr anfallen. Klassisches Beispiel: die Managementbewertung. Diese wird in der Regel mindestens einmal jährlich durchgeführt. Es empfiehlt sich einen Obervorgang zum Thema Managementbewertung zu erstellen und diesen mit den konkreten Jahres-Tickets zu verknüpfen. Konkret: Der Obervorgang „Managementbewertung“ enthält allgemeine Informationen, wie z.B. Referenzen zur Verfahrensanweisung. Die einzelnen Jahres-Tickets steuern die Erstellung der jeweiligen Managementbewertung, z.B. „Managementbewertung 2020“ und enthält diese dann idealerweise auch als Anhang oder einen Verweis auf das konkrete Dokument.

 

Beispiel: Dokumentation mit einem WIKI

Neben der Aufgabensteuerung ist die Dokumentation ein weiterer „Schmerz“-Punkt vieler Managementsystembeauftragten. Auch hier können passende Systeme sinnvoll unterstützen.

In einem Wissensmanagement-Tool können alle Vorgaben und Regelungen eines Managementsystems abgebildet werden. Besonders charmant ist es, wenn die im Ticket-System hinterlegten konkreten Aufgaben mit dem WIKI verknüpft werden können. Bei der Wahl des Wissensmanagement-Tools sollte im Vorfeld allerdings einiges beachtet werden:

  • Berechtigungskonzept
    Das Wissen soll den Anwendern zielgruppengenau präsentiert werden. Das heißt: nicht jeder muss auf alle Vorgaben und Regelungen zugreifen können. Die Möglichkeiten Berechtigungen zu setzen, sollten die eigenen Anforderungen abbilden können.
  • Content vs. Dokumente
    In einem Wissensmanagement-Tool wird Content verwaltet, das bedeutet der Text wird direkt in das System eingepflegt. Nicht zu verwechseln mit einem Dokumentenmanagementsystem. Beides hat Vor- und Nachteile. Auf jeden Fall sollte in beiden Fällen eine klare Versionierung und eine Änderungshistorie möglich sein.
  • Darstellungsmöglichkeiten
    Jede Managementsystem-Dokumentation sieht anders aus, aber häufig werden Prozessbilder, Tabellen oder andere Graphiken verwendet. Ein Wissensmanagement-Tool sollte die benötigten Darstellungselemente bieten, damit die Dokumentation wie gewünscht abgebildet werden kann.

Auch wenn der Aufwand der Implementierung neuer Software oder das Customizing bestehender Software einen hohen Arbeitsaufwand bedeutet: es lohnt sich, den Betrieb eines Managementsystems durch passende Systeme zu unterstützen. Wenn die Anforderungen sauber definiert und pragmatisch umgesetzt werden, bietet sich dadurch die Chance, Ihr Managementsystem vom Papier ins Tagesgeschäft zu holen!

In diesem Beitrag wurde bewusst darauf verzichtet, konkrete Tools zu nennen. Wir finden es macht am meisten Sinn zuerst zu prüfen, ob bereits vorhandene Systeme genutzt werden können.

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Bildnachweis: AndreyPopov von Getty Image Pro auf Canva

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