ANWENDUNGSBEREICH DES MANAGEMENTSYSTEMS

Was ist ein Scope?

Innerhalb der ISO High Level Structure wird festgehalten wie Organisationen mit internen und externen Faktoren umgehen müssen. Vor allem Kapitel 4.3 ist hierbei relevant, da dieser sich mit der Bedeutung des Festlegens eines Anwendungsbereichs beschäftigt. Diese Festlegung ist ein wesentlicher Schritt bei der Erstellung eines Management Systems, da somit ein einheitlicher Handlungsrahmen vorhanden ist.

Für wen ist es relevant?

Der Anwendungsbereich ist nicht nur für die Organisation selbst sondern auch für die Stakeholder, Senior Manager, Kunden, Wirtschaftsprüfer und Mitarbeiter von Bedeutung. Dies hat den Grund, dass das Dokument schnell und einfach darstellt womit sich das Management System beschäftigt und wie es sich abgrenzt. Laut Kapitel 7.5.1 im ISO High Level Structure muss diese „Scope“ als muss als dokumentierte Information verfügbar sein, damit diese auch für neue Mitarbeiter als auch für externe Interessenten sofort zugänglich ist.

Was wird hier festgehalten?

Innerhalb der Beschreibung des Anwendungsbereiches sind die unterschiedlichsten Punkte enthalten. So müssen diese Beschreibungen den externen und internen Kontext der Organisation sowie die Anforderungen der interessierten Parteien berücksichtigen. Zusätzlich sind gem. Kap. 4.3 Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen Tätigkeiten, die innerhalb des Scopes stattfinden und solchen, die außerhalb durch Lieferanten verrichtet werden zu beschreiben. Hierzu gehören zum Beispiel Schnittstellen und Abhängigkeiten innerhalb der Organisationen, mit verbundenen Gesellschaften oder zu externen Parteien. Allgemein müssen alle Aktivitäten, regulatorischen Anforderungen, Anlagen und alle Standorte, die von dem Managementsystem betroffen sind, beschrieben werden.

Wir empfehlen immer, den Anwendungsbereich nach drei Ebenen aufzubauen: eine Ebene in der es um Prozesse und die Organisation selbst geht, eine zweite Ebene zur Informationsverarbeitung und den Informationssystemen und eine physische Ebene, in der es um Standorte, Betriebsstätten usw. geht. Mit diesen drei Ebenen haben alle Beteiligten ein klares Verständnis, was im Anwendungsbereich liegt und was „out of Scope“ ist.

Anwendungsbereich oder Geltungsbereich?

Die Normen kennen in Kapitel 4.3 nur den Anwendungsbereich, also auf welche Tätigkeiten und Prozesse das Managementsystem angewendet wird. Das ist auch eine zwingende Voraussetzung für eine Zertifzierung des Managementsystems. Der Geltungsbereich ist das Statement auf dem Zertifikat, das in wenigen plakativen Sätzen zusammenfasst, was vom Anwendungsbereich abgedeckt ist. Dabei geht es weniger um Grenzen wie beim Anwendungsbereich, sondern eher darum, dem Leser einen schnellen Überblick zu verschaffen. Ein Beispiel: Der Geltungsbereich der Zertifizierung umfasst alle Tätigkeiten zur Herstellung von Luftmatratzen.

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Literatur:

Masterarbeit Uwe Rühl: Organizational Resilience Hands-On – A systematic literature review regarding the practical implementation of ISO 22316:2017