Die High Level Structure bietet ein hervorragendes Gerüst, um ein gut funktionierendes Managementsystem aufzubauen, das auch einen Mehrwert bietet. Was hinter dieser Struktur steckt?
Das zeigen wir Ihnen hier!
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Dürfen wir behilflich sein?
High Level Structure
Kontext
Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist es entscheidend, das Umfeld im Blick zu behalten. Was ändert sich im Markt? Was ändert sich gesetzlich? Themen zu übersehen kann fatale Folgen haben. Im schlimmsten Fall das Überleben des Unternehmens gefährden.
Frühzeitig zu wissen, wo Veränderungen anstehen, hilft Ihnen dabei, mit Ruhe und zielgerichtet notwendige Maßnahmen abzuleiten und umzusetzen. Sie können wieder durchatmen und beruhigt schlafen. Diese Themen sind die Hauptgrundlage, um Risiken und Chancen zu erkennen.
Es ist zwischen dem internen und externen Kontext einer Organisation zu unterscheiden. Dies sind Faktoren, die sich auf das Unternehmen auswirken können. Zum Beispiel eine Veränderung von Gesetzen, die durch das Unternehmen umgesetzt werden muss (externer Kontext), oder eine organisatorische Veränderung im Unternehmen (interner Kontext, Risikomanagement etc.), die Veränderungen mit sich bringt.
Welche Themen sollte man beim externen Kontext im Blick haben?
- Internationale, nationale und lokale gesetzliche/behördliche Regulierungen
- Einflüsse in der Branche oder einschlägige Industrie-Standards
- Einflüsse aus vertraglichen Vereinbarungen
- Kulturelle, soziale und politische Veränderungen
- Einflüsse aus dem wirtschaftlichen und finanziellen Umfeld
- Einflüsse aus dem technischen Umfeld
- Einflüsse von Mitbewerbern
Welche Themen sollte man beim internen Kontext im Blick haben?
- Änderungen von Leitlinien und Grundsätzen im Unternehmen
- Änderungen von Strategien und Unternehmenszielen
- Änderungen der Unternehmenskultur
- Änderungen an Informationssystemen, Informationsflüssen und Entscheidungsprozessen
- Änderungen bei der Versorgung mit Ressourcen (finanziell, technologisch, Wissen)
Führung
Hierbei handelt es sich um das Committment des Top Managements. Welche Strategie wird verfolgt und welche Grundsätze sollen dementsprechend eingehalten werden. Und am wichtigsten wer soll sich darum kümmern?
Verhindern Sie, dass es verschiedene Leitlinien gibt, die im Kern dasselbe aussagen und sich nur in thematischen Details unterscheiden. Versuchen Sie zentrale Leitlinien umzusetzen und nur Besonderheiten gesondert zu regeln.
Das reduziert den Pflegeaufwand (regelmäßiges Review) enorm und verhindert gegenläufige Aussagen in den verschiedenen Leitlinien.
Wichtig ist: Geben Sie die klare Richtung vor in Abhängigkeit des internen und externen Kontextes und legen Sie Verantwortungen fest.
Planung
Das große Thema Risikomanagement!
Das ganze Leben besteht aus Risiken und Chancen, mit denen wir umgehen müssen. Auch für Unternehmen hat dies einen direkten Einfluss auf Überlebensfähigkeit und langfristen Erfolg. Es ist wichtig als Entscheider Risiken, aber auch Chancen, zu kennen und die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Also ein Muss für jedes Unternehmen, aber häufig fehlt eine einheitliche Systematik dahinter.
Wir glauben, dass ein systematischer Umgang mit Risiken und Chancen so in das Tagesgeschäft integriert werden kann, dass dadurch ein echter Mehrwert –Entscheidungssicherheit– entsteht.
Wir haben Ziele definiert – aber wie erreichen wir diese auch?
Plänen für die Zielerreichung fehlt es häufig an einer konkreten Beschreibung:
- Ist das Ziel messbar?
- Was wird gemacht?
- Welche Ressourcen werden benötigt?
- Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
- Wann müssen die Ziele erreicht sein?
- Wie werden die Ergebnisse bewertet?
Betrieb
Die Grundlage für jedes Managementsystem sind die Unternehmensprozesse. Deshalb ist es wichtig, dass diese klar geregelt sind, vor allem um Produkt- und Servicequalität sicher zu stellen. An diese können andere, themenspezifische Anforderungen sinnvoll „angedockt“ werden, ohne eine Parallel-Welt aufzubauen. Auch Informationssicherheit, Datenschutz oder Business Continuity sind im Grunde Produkt- und Serviceanforderungen.
Überprüfung der Leistung
Um zu wissen, ob das Managementsystem auch wirklich die Leistung erbringt, die man erwartet, ist es unabdingbar diese Leistung konkret zu messen. Dafür gibt es mehrere sinnvolle Ansätze:
- Überwachen, Messen und Bewerten
Es ist wichtig einen klaren Prozess zu definieren, was, wann und wie überwacht und gemessen werden soll. Vor allem soll das Richtige gemessen werden, um Entscheidungen treffen zu können. - Interne Audits
Diese helfen hervorragend für einen Realitätscheck: wie werden die Vorgaben und Prozesse des Managementsystems tatsächlich im Tagesgeschäft umgesetzt? - Managementbewertung
Der übersichtliche Status-Bericht über die Leistung des Managementsystems für das das Top-Management. Die Bewertung ist die Basis für Korrekturen und Verbesserungen.
Verbesserung
Ein Managementsystem ist nicht in Stein gemeißelt, sondern eher mit einem lebenden Organismus zu vergleichen. Deshalb wird es auch immer die Notwendigkeit für Korrekturen und Verbesserungen geben. Mit einem guten Verbesserungsprozess können sie nicht nur schnell „Brände löschen“, sondern sind in der Lage die Wurzel von Abweichungen und Fehlern ausfindig zu machen und ein nächstes Mal zu verhindern.
Nutzen Sie Synergieeffekte!
Oft laufen mehrere Managementsysteme in einem Unternehmen parallel zueinander. Zum Beispiel ein Qualitätsmanagementsystem und ein Informationssicherheitsmanagementsystem. Vermeiden Sie hier unbedingt unnötige Reibungsverluste, indem Sie die beiden Managementsysteme integrieren!
- Verantwortlichkeiten festlegen, parallele Regelungen und widersprüchliche Lösungsansätze vermeiden, Kostenaufwand reduzieren
- Zentrales Kontextmanagement betreiben (eine Anforderung kann auf Qualität und Informationssicherheit gleichermaßen wirken)
- Wenige, untereinander abgestimmte Leitlinien, welche Grundsatzthemen regeln
- Knackige themenspezifische Ergänzungen
- Klares Zieleframework (es geht vor allem um Unternehmensziele!)
- Einheitliche Prozesse für das Kompetenz-Management, Awareness-Maßnahmen, Budget-Planung und die Kommunikation. Gemeinsam Tools und Plattformen nutzen.
- Die Prozesslandkarte als Basis für alle Themen.
- Einheitliche Vorgehensweise für die Bewertung von KPIs und Durchführung von internen Audits. Und nur eine Managementbewertung!
- Beziehen Sie Verbesserungen aus allen Themenbereichen mit ein. Das Wissen der Organisation hilft, sich als Ganzes zu verbessern.
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