Interne Audits – auch remote durchführen

02 Jun

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Interne Audits sind immer so eine Sache – für die einen ein wichtiges Werkzeug, um die Angemessenheit und Konformität ihres Managementsystems bewerten und aus den Ergebnissen Korrektur- und Verbesserungsmöglichkeiten ableiten zu können; für die anderen lediglich ein notwendiges Übel. Sowohl interne als auch Lieferantenaudits sind keine optionale sondern eine verpflichtende Disziplin.

Die gute Nachricht sei vorweggenommen: auch in dieser Hinsicht gibt es probate Mittel und Wege, wie Audits sicher, ressourcenschonend und angemessen durchgeführt werden können – nämlich remote

Insbesondere die Zertifizierer wie auch die Akkreditierer haben die Zeichen der Zeit erkannt und für ihre Kunden angepasste Regelungen verabschiedet, welche es den Betreibern zertifizierter Managementsysteme erlauben, Audits unter angepassten Rahmenbedingungen unter Zuhilfenahme moderner Kommunikationsmethoden – sogenannte Remote-Audits“ – stattfinden zu lassen. Lesen Sie dazu unseren speziellen Blogbeitrag vom 5. Mai 2020 Audit und Zertifizierung“.

 

Was meint remote genau?

Remote-Audits, also Fernbewertungen, sind eine alternative Methode, zu den klassischen internen Audits. Die Auditierung und Bewertung von Dokumenten erfolgt über alle zur Verfügung stehenden Informations- und Kommunikationstechniken.

Wo und in welchem Rahmen können Remote-Audits angewendet werden? Sie sind geeignet für:

  • interne Audits
  • Lieferantenaudits
  • Folgeaudits (Schließung unkritischer Abweichungen)
  • Audits für Zertifizierungsstellen
  • Auditprogramme
  • Auditberichte
  • Managementreviews
  • Kontextanalysen
  • Risiko- und Chancenanalysen
  • Fehlerauswertungen
  • Schulungsprogramme und -auswertungen
  • Nachweisdokumentationen

 

Vorteile für Ihr Remote-Audit:

  • Erkennen der Verbesserungen vor dem externen Audit, an dem das Zertifikat hängt
  • Erkennen von unpraktischen oder anders gelebten Prozessen
  • Verbesserungspotenzial für die Prozesse des Unternehmens erkennen und damit die Möglichkeit Geld und Ressourcen zu sparen
  • Erkennen, wo Handlungsbedarf auf Grund der Pandemie entsteht
  • Einsparung bei Reisezeiten und -kosten
  • Gefahrensituationen minimieren (Gefahren an Leib und Leben, Sicherheitslagen in bestimmten Regionen, Gesundheitsrisiken)
  • Unkompliziertes, temporäres hinzuziehen von Experten zu bestimmten Themen/Schwerpunkten
  • Nachhaltigkeitsfaktoren werden berücksichtigt (z.B. Reduzierung von CO2 durch weniger Reisetätigkeit)

 

An was Sie denken und was Sie beachten müssen:

  • dass das Audit in einem echten Dialog miteinander stattfindet, also nicht „monologisiert“ wird
  • dass die technischen Voraussetzungen vorhanden sind, getestet wurden und allen Teilnehmern zur Verfügung steht; auch an eine stabile Internetverbindung denken
  • Pausen einplanen, inkl. ausreichend Zeit, damit Sachverhalte sauber dokumentiert werden können
  • denken Sie im Vorfeld daran, möglichst alle (digitalen) Unterlagen zusammen zu haben
  • legen Sie fest, wer welche Zugriffsrechte bekommt
  • dürfen Screenshots, Aufzeichnungen oder Fotografien gemacht werden
  • die Reisezeiteinsparung wird durch eine erhöhte Vorbereitungszeit aufgehoben
  • u.v.m.

 

Wir, die RUCON Group, sind ausgewiesene Spezialisten für den Aufbau und den Betrieb von Managementsystemen. Was vielerorts noch als Neuland empfunden wird, ist für uns „Daily-Business“. Wir verfügen über jahrelange Erfahrung im Bereich der Auditierung – direkt vor Ort bei unseren Kunden wie auch aus der Ferne unter Zuhilfenahme moderner Kommunikationsinstrumente und Methoden. Hier können Sie sich unsere Checkliste für die Nutzung von Konferenz- und Webmeeting-Tools herunterladen.

Unsere Experten haben für Sie eine umfängliche Checkliste erarbeitet, um Ihnen ein sicheres Gefühl geben zu können, ob Sie bereits heute bereit für „Remote-Audits“ sind – respektive, was noch dafür getan werden muss. Profitieren Sie von unserem Experten Know-how und vereinbaren Sie noch heute einen persönlichen, kostenlosen Gesprächstermin mit einem unserer Experten, um zu erfahren, wie die Durchführung Interner Audits auch in Zeiten der Corona-Krise sicher und effizient gestaltet werden kann.

 

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

 

Urheber: penguiiin Getty Umage Pro auf Canva

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