Interne Audits – Last oder Mehrwert

 

Für viele ist es eine Last, ein leidiges Thema, das mehr oder weniger geduldig ertragen wird: das interne Audit. Doch warum ist das so und kann man interne Audits auch anders sehen? Vielleicht sogar als wertvollen Beitrag für das Unternehmen verstehen?

Der Begriff „Audit“ löst bei manchen an sich schon ein schlechtes Bauchgefühl aus. Da kommt jemand ins Unternehmen, stellt Fragen, will Nachweise sehen und schreibt am Ende einen Bericht. Je nach Ergebnis des Berichts herrscht am Ende Erleichterung – oder es gibt zusätzliche Aufgaben. Generell haben Audits meist einen eher zweifelhaften Ruf von Bürokratie und Kleinlichkeit.

Das muss nicht sein: Audits können einen Mehrwert für ein Unternehmen schaffen. Externe Audits, weil ein neutraler Blick auf die Abläufe und Prozesse eines Unternehmens wertvolle Inputs liefern kann. Interne Audits, weil sie einen wichtigen Soll-Ist-Abgleich ermöglichen. Ein Soll-Ist-Abgleich zwischen Prozessen, Vorgaben, Policies, Erwartungen und der gelebten Wirklichkeit. Dabei geht es nicht nur darum zu erkennen, wo im Unternehmen Vorgaben nicht befolgt werden. Der Blick sollte auch darauf gerichtet sein, welche Vorgaben und Prozesse so nicht funktionieren bzw. keinen Mehrwert im Unternehmen haben.

Generell nutzen wir für unsere internen Audits drei Kriterien, die betrachtet werden:

1. Konformität – im Fokus steht, ob Vorgaben zumeist externen Ursprungs eingehalten werden. Das können Normen, gesetzliche oder behördliche Anforderungen, oder auch Verträge sein. Diese werden übersetzt in interne Vorgaben, Policies und Prozesse, die dann mehr oder weniger genau angewendet werden. Konformität bedeutet hier, einen kritischen Blick auf die gesamte Kette von externer Quelle der Vorgaben, über die interne „Übersetzung“ bis zum Umsetzen am Arbeitsplatz zu werfen.
2. Wirksamkeit – keine Vorgabe, kein Prozess, ist relevant, wenn er keine Wirksamkeit erzeugt. Also ist die zweite Frage, ob die gewünschten Ziele tatsächlich erreicht werden. Wenn nicht, muss die Wirksamkeit in Frage gestellt werden.
3. Angemessenheit – dieser dritte Aspekt betrachtet dabei, ob die Umsetzung für das Unternehmen (nach Größe, Komplexität, Branche, etc.) angemessen ist. Dabei muss die Frage nach der Effizienz gestellt werden. Geht es einfacher? Gibt es bessere Lösungen, die weniger Aufwand erzeugen?

In einem Organizational Resilience Management System sollte nichts getan werden, was keinen Sinn und Zweck zum Wohl des Unternehmens und seiner Kunden verfolgt. Konformität um der Konformität willen ist unnütz. Konformität, Wirksamkeit und Angemessenheit ergänzen sich zu einem kraftvollen Dreieck.

Für Survive AND Prosper!

 

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Ihr Uwe Rühl

 

 

 

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